Sommaire
- Différences entre email personnel et professionnel
- Pourquoi utiliser une boite mail professionnelle ?
- Faut-il utiliser un logiciel ou un webmail ?
- Faut-il utiliser POP ou IMAP ?
- Comment bien gérer sa boite mail professionnelle ?
- Les astuces
Voici une question qui revient régulièrement. Hier encore, j’ai envoyé un mail détaillé à l’un de mes clients, membre du bureau d’une association qui souhaitait des explications sur la meilleure façon de gérer sa boite mail professionnelle. Il avait également besoin de convaincre les autres membres d’employer les bonnes pratiques pour une meilleure organisation et gestion de l’information au sein de l’association.
Distinguer les adresses email personnelles des adresses email professionnelles
Dans un premier temps, il est nécessaire de faire la distinction entre ces deux catégories fondamentales.
Les boites mail personnelles sont fournies gratuitement par les fournisseurs de connexion Internet et autres opérateurs téléphoniques comme Orange, SFR ou Free, mais aussi par d’autres entreprises ou organisations comme Gmail, Outlook, Yahoo et bien d’autres encore.
Les boites mail professionnelles sont fournies par les hébergeurs de sites web professionnels lorsque l’on possède son propre nom de domaine. Celui du site sur lequel vous vous trouvez est studio-design.net. Je peux donc créer des adresses email comme contact@studio-design.net, services@studio-design.net ou encore developpement@studio-design.net ou marketing@studio-desgin.net. Vous avez compris l’idée. Tout ce qui se trouve avant le signe @ est personnalisable.
À titre d’information, n’utilisez pas les adresses email que je viens de citer, parce qu’elles n’existent pas.
Pourquoi utiliser une boite mail professionnelle ?
Beaucoup de mes clients ont lancé leur activité en utilisant leur adresse email personnelle, y compris lorsqu’ils avaient déjà un site web avec un nom de domaine. Je le déconseille vivement, et cela pour deux raisons.
Une preuve de sérieux dans la communication
Dans le meilleur des cas, une boite mail personnelle s’affiche avec le nom et le prénom d’une personne, sous la forme louis.dupont@orange.fr ou b.durant@hotmail.fr. Dans le pire des cas, c’est un pseudo ou une suite de caractères sans apparente signification (sauf pour son propriétaire) comme titi42300@free.fr ou betok22c@wanadoo.fr.
Outre le fait que votre interlocuteur ne sait pas vraiment à qui il s’adresse, cela dénote un manque de sérieux dans la communication et l’on peut douter de la structure de l’entreprise. Je force un petit peu le trait pour bien vous faire comprendre l’importance que cela peut avoir.
Séparer les informations personnelles et professionnelles
Utiliser une boite personnelle à titre professionnel peut poser un problème en ce qui concerne la gestion des informations.
Dans un premier temps, il est simplement compliqué de mélanger les contacts personnels et professionnels. Ça rend le fonctionnement de l’entreprise un peu plus difficile, mais ça peut être gérable si vous êtes bien organisé.
Un vrai problème se pose si comme mon client, vous faites partie d’une association (ou de n’importe quelle organisation) parce que vous êtes remplaçable pour différentes raisons. Si vous utilisez votre adresse personnelle, que se passe-t-il lors de votre départ, quelles qu’en soient les raisons ? Les données sont perdues pour l’entreprise ou l’association, parce qu’elle n’a plus accès aux contacts et messages enregistrés dans votre espace personnel.
Faut-il utiliser un logiciel installé sur ordinateur ou un webmail pour gérer sa boite mail professionnelle ?
Il n’existe pas une solution meilleure qu’une autre dans l’absolu. Il faut choisir en fonction de vos besoins.
Les webmails
Ce sont des applications en ligne qui permettent d’accéder à la gestion des mails personnels et professionnels depuis n’importe quel navigateur, ce qui est plutôt adapté pour une utilisation nomade. Vos messages reçus et envoyés restent en ligne en permanence sur le serveur du fournisseur et vous ne disposez d’aucune sauvegarde. Cependant, le risque de perte de données est quasiment nul rassurez-vous étant donné les infrastructures techniques qui supportent la gestion des mails chez les grands opérateurs.
Si vous avez plusieurs adresses email chez des fournisseurs différents, ça peut devenir compliqué à gérer à la longue. Par ailleurs l’ergonomie et les fonctionnalités sont souvent assez basiques et l’espace de stockage parfois limité (même à titre professionnel) peut vous contraindre à faire le ménage souvent, voire à sacrifier une partie de votre historique (à moins de payer votre abonnement plus cher).
Les logiciels de courrier électronique
Ce sont des applications installées sur un ordinateur.
Personnellement, j’ai plus d’une douzaine d’adresses email. C’est volontaire pour cloisonner les informations en fonction des différents sites web concernés. J’utilise Thunderbird depuis longtemps pour centraliser toutes ces boites mail (logiciel gratuit).
Les avantages d’un tel logiciel sont nombreux pour moi : je peux stocker un nombre de messages potentiellement illimité sans me soucier de l’utilisation parfois restreinte des espaces de stockage des webmails.
J’ai un point central qui rassemble tous les messages de toutes les boites, au lieu d’utiliser plusieurs webmails différents. Je gagne du temps.
Thunderbird dispose d’un moteur de recherche performant et d’un système de création de filtres pour classer les mails automatiquement en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que les messages en provenance de tel contact soient automatiquement stockés dans un dossier en particulier.
Faut-il utiliser POP ou IMAP ?
Lorsque l’on utilise un logiciel de courrier électronique, il faut paramétrer chaque boite mail. Pour un webmail, vous n’avez rien à paramétrer. Il suffit d’indiquer l’adresse et le mot de passe correspondant et de choisir un protocole de réception des messages : POP ou IMAP.
La différence fondamentale entre les deux options est la suivante : POP télécharge tous les messages sur votre ordinateur puis les efface du serveur. IMAP synchronise tous vos messages envoyés et reçus entre le serveur et votre ordinateur. De cette façon, vous avez en permanence les mêmes messages sur le serveur et sur votre ordinateur.
Le choix de l’un ou de l’autre ne dépend donc que d’une seule chose : est-ce que vous (ou plusieurs utilisateurs) avez besoin d’utiliser votre boite mail depuis plusieurs terminaux (ordinateur, téléphone, tablette) différents ?
Si la réponse est oui, alors vous devez utiliser IMAP. Si la réponse est non, vous pouvez utiliser l’un ou l’autre, en considérant que l’espace de stockage en ligne n’est peut-être pas illimité chez votre fournisseur.
L’avantage de l’IMAP est la copie des messages, mais ne l’utilisez pas uniquement pour cette raison. Si vous avez correctement organisé votre activité professionnelle, vous disposez d’un système fiable de sauvegardes de l’ensemble de vos données informatiques. Vous êtes donc à l’abri de toute perte de donnée, quelle qu’en soit la raison (plantage sévère de l’ordinateur, vole ou destruction de l’appareil par la foudre, l’eau, le feu, etc.).
Comment bien gérer sa boite mail professionnelle ?
Bien que j’utilise dans mon organisation des logiciels de gestion de tâches, je me sers aussi de mon logiciel de courrier électronique comment d’une gestion de tâches complémentaire. Chaque boite paramétrée dispose de son propre dossier de réception, dans lequel on peut créer des sous-dossiers.
Dans la boite de réception, je ne laisse que les messages qui n’ont pas encore été traités. Je leur attribue des couleurs en fonction de l’importance et de l’urgence de la tâche à réaliser. Vous pouvez aussi exploiter le critère lu / non lu dans votre système de classement, c’est très utile. Une fois traité ou répondu, je déplace le message dans le sous-dossier qui correspond au client. J’ai donc autant de sous-dossiers que de clients. Et je garde tous les messages reçus et envoyés depuis des années, afin de pouvoir consulter l’historique à n’importe quel moment. C’est un rôle d’archiviste qui n’est pas si compliqué et qui a déjà rendu service plus d’une fois.
Enfin, je l’ai évoqué plus haut, je me sers du système de création de filtres pour déplacer de manière automatique des messages dans certains dossiers en fonction de mots clés ou d’expéditeur. Par exemple, je suis abonné à plusieurs newsletters sur différents sujets. Je ne veux pas que ces messages viennent polluer ma boite de réception principale, je les déplace donc dans d’autres sous-dossiers (un par newsletter pour ne pas tout mélanger) afin de pouvoir les consulter à temps choisi.
Les astuces pour bien gérer sa boite mail professionnelle
Voici donc ce que je recommande de faire pour bien gérer sa boite mail professionnelle :
- Créer des sous-dossiers pour chaque client ou projet
- Ne laisser dans votre boite de réception que les messages en attente de traitement
- Utiliser les filtres pour déplacer automatiquement certains messages
- Parcourir régulièrement le dossier des courriers indésirables pour voir si un message légitime n’est pas caché
- Supprimer de temps en temps des messages qui n’ont plus d’importance, notamment s’ils contiennent des pièces jointes lourdes que vous avez déjà enregistrées sur votre ordinateur
- Vider régulièrement la corbeille
Et voici quelques astuces bonus pour optimiser votre flux de travail, si vous pouvez les appliquer :
Ne pas laisser votre messagerie ouverte en permanence et consacrer un ou plusieurs moments dans la journée pour la gestion des messages. Cette règle s’applique plus difficilement si comme moi vous utilisez votre boite de réception comme liste de tâches (à moins que les tâches soient longues à réaliser).
Supprimer les notifications et autres alertes lors de la réception de nouveaux messages pour ne pas être interrompu pendant une session de concentration.
Désabonnez-vous systématiquement des newsletters non désirées que vous recevez. Vous ne pourrez pas éviter le spam, mais à la longue, vous réduirez le nombre de messages reçus.
Utilisez un correcteur orthographique tiers (comme Antidote, qui est la référence en la matière) qui s’intègre à votre logiciel de messagerie électronique et qui corrige vos fautes de frappe ou d’orthographe et vous évite d’envoyer un message trop vite en oubliant la pièce jointe.
Avec toutes ces informations, vous avez tous les éléments pour bien gérer votre boite mail professionnelle. Et si vous voulez un accompagnement, je vous invite à me contacter afin que je vous propose un nom de domaine et une adresse email adaptée à vos besoins.